EMPRESA PROAMSA: SGC Proamsa

ESTRUCTURA DE SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Descripción

El Sistema de Gestión de la Calidad en Proambiente S.A. está concebido teniendo en cuenta los principios de la calidad, los cuales se han aplicado y/o tenido en cuenta durante el desarrollo de la implementación de la norma ISO 9001 2000 y se irán consolidando durante la madurez del Sistema de Calidad.

El representante de la dirección es designado en el proceso de Dirección del Sistema de Gestión de calidad, quien tiene la responsabilidad y autoridad para asegurarse de establecer, implementar y mantener los procesos, informar a la alta dirección sobre el desempeño del SGC y de las necesidades de mejora y asegurarse que se toma conciencia en todos los niveles de la organización sobre los requisitos del cliente. La concepción de un Sistema de Calidad basado en Procesos se ha hecho evidente a través del documento “Caracterización de Proceso”, el cual permite visualizar fácil y rápidamente su estructura. Este documento es la puerta de entrada a cada uno de los Procesos definidos en el Mapa de procesos que afectan el alcance del presente Manual de Calidad. Estos se han definido con un grado de detalle que permite su fácil entendimiento y que en el futuro se pretende minimizar en cuanto al número de actividades que no agregan valor desde el punto de vista del cliente.

Una vez identificados los procesos en Proambiente S.A., éstos se han dividido en tres grupos los cuales se pueden identificar en el mapa de procesos. Para mejor comprensión, se ha precisado la relación de los procesos definidos en la empresa con los requisitos de la norma NTC ISO 9001: 2000.

ALCANCE Y EXCLUSIONES

Proamsa ha implementado un Sistema de Gestión de Calidad conforme a la Norma ISO 9001-2000 y que alcanza a la Gestión del Diseño y Elaboración de Fluidos de Perforación. El SGC se encuentra implementado, es mantenido y mejorado continuamente para incrementar su eficiencia. Del mismo modo, Proamsa posee la capacidad necesaria de recursos e información para llevar a cabo los trabajos de creación de fluidos como la aplicación en el campo petrolero específicamente en la perforación como también para efectuar el seguimiento, medición y análisis de los procesos que se realizan en esta empresa. Se compromete a implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados.

PROCESOS DE LA EMPRESA E INTERRELACIÓN DE LOS MISMOS

Proamsa ha identificado los procesos esenciales para su Sistema de Gestión de Calidad y la interrelación entre los mismos, los cuales se describen a través de sus mapas de proceso:

Objetivos de Calidad

- Continuar siendo la empresa de Servicios de Fluidos número uno Certificados en Gestión de Calidad bajo la Norma ISO-9001-2000 por la empresa Det Norske Veritas.

Objetivos Generales

- Mantener la certificación ISO 9001:2000 en Venezuela con respecto a la línea de fluidos.

- Adiestrar al personal en materia de: Manejo, calibración, reparación y mantenimiento de los equipos.

- Evaluar y re-evaluar a los proveedores locales de productos de PRO-AMBIENTE

- Cumplir con las Normas de Salud, Seguridad y Medio Ambiente dentro y fuera del Laboratorio

- Colaborar en la obtención de la Certificación ISO -14001-2004 referida al Ambiente

Objetivos Específicos

- Continuar marcando tendencia en cuanto a la venta de Servicios a terceros, ofreciendo alta tecnología y confiabilidad de los resultados.

- Mejorar continuamente los procesos habituales del laboratorio que permitan lograr productos, y servicios de mayor calidad.

- Conquistar el mercado local y Nacional de servicios de Laboratorio a empresas de Fluidos Nacionales y Transnacionales.

- Continuar cumpliendo los estándares de Calidad que nos colocan en el primer lugar en Venezuela como la única empresa de Fluidos de Perforación Certificada bajo la Norma ISO-9001-2000.

Objetivos Ambientales

- Cumplir con la Legislación ambiental y requerimientos de los clientes.

- Educar al personal en la segregación de los desechos, a través del uso de los recipientes colocados para cada caso.

- Divulgar el sistema de Gestión de SSA a nivel del departamento.

- Controlar la exposición a desechos peligrosos.

- Colaborar al alcance de la certificación bajo el estándar ISO 14001-2004 para PROAMBIENTE S.A.

Control de Calidad a los Productos Empleados en la Preparación de los Diferentes Fluidos:

Antes de agregarse cualquiera de los aditivos utilizados en los diferentes sistemas de fluidos estos productos deben pasar por verificación o pruebas de su calidad en el laboratorio. Estas pruebas están avaladas por las normas de aseguramiento de calidad ISO 9001:2000 y según las especificaciones API, para cada uno de los casos.

Es de suma importancia que a los distintos aditivos se les realice pruebas de calidad pues en la gran mayoría de los casos se puede correr el riesgo de problemas de perforación atribuidos a la mala calidad de los productos utilizados.

Políticas De La Empresa

Política De Calidad

A través del Mejoramiento Continuo se provee a los Clientes Productos y Servicios altamente confiables que satisfagan sus expectativas. PRO-AMBIENTE, S.A., se caracteriza por el modo de conducir las actividades en armonía con respeto a la Salud, Seguridad y el Ambiente de los empleados y la comunidad.

Para que la política sea un efecto activo dentro de la organización, se llevarán a cabo la siguientes estrategias:

Comunicación

- El manual será revisado y actualizado por la Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad y aprobado por la Gerencia General; para cualquier cambio en su contenido y para el control del mismo se debe tener en cuenta el procedimiento “Control de Documentos y Registros de la Calidad” CGC

- A través de las auditorias internas y los comités operativos para la verificación de las acciones de mejora (COPAC) de los líderes de proceso con el personal, se verificara el entendimiento de la misma en la organización.

- Se mantendrá publicada en un lugar visible dentro de la organización.

Revisión

Durante las revisiones por la Gerencia, y cuando esta estime conveniente adecuarla, la revisará y modificará.

Política De Salud, Seguridad Y Ambiente (SSA)

A través de este principio:

- Da las herramientas necesarias a los equipos de trabajo como un aporte para afianzar los valores en función de promover la responsabilidad y conciencia preventiva en materia de Salud, Seguridad y Ambiente, para lograr una actitud de vigilancia permanente que garantice su aplicación. En el desarrollo de los proyectos y operaciones, contempla a todos los niveles de la organización la integración de pautas del Sistema de Gestión de Salud, Seguridad y

- Ambiente. (SG SSA) que permitan en todo momento la identificación y el análisis de los peligros y aspectos potenciales existentes, para aplicar los controles necesarios en función de minimizar los riesgos e impactos relacionados con las personas, el ambiente y los activos de la empresa, dando las recomendaciones como medidas de control.

- Con el compromiso gerencial visible hace énfasis especial en la integración del compromiso ambiental y de seguridad en la actuación, desde la elaboración de las propuestas y de los procesos de trabajo, compensando proactivamente todas aquellas acciones que afecten las condiciones naturales del entorno.

- Durante la gestión realiza el mayor esfuerzo para garantizar el bienestar de sus empleados, trabajadores y subcontratistas en sus áreas de trabajo y durante la ejecución de sus labores.

- Por medio del esfuerzo, capacitación y compromiso de cada uno de los miembros, están preparados para atender las contingencias y prevenir a los empleados, las instalaciones y al ambiente, de daños que se deriven de la actividad propia de la empresa.

- Con el mejoramiento continuo y permanente, comprometen los recursos necesarios en función de la actualización de los procesos, para adaptarlos a nuevas y mayores exigencias, garantizando óptimos resultados en materia de Salud, Seguridad y Ambiente.

- Respetan el cumplimiento permanente de toda legislación, reglamentos y normas relevantes en materia de Salud, Seguridad y Ambiente aplicables a la industria, colaborando armoniosamente con las autoridades nacionales y regionales, así como con las comunidades.

- Para facilitar la revisión de metas anuales y auditorias regulares del SG SSA y sus indicadores de desempeño, la organización ha definido claramente las responsabilidades en esta área.

Enfoque a Procesos

La dirección de Proamsa, ha analizado todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de la empresa y ha determinado la siguiente distribución de procesos:

Procesos Gerenciales

Son los que están a cargo de la alta dirección en la organización y en ellos está contemplado todo lo relacionado con la definición del direccionamiento estratégico (Misión, Visión), la dirección del sistema de gestión de la calidad (Planificación, Política y objetivos de la Calidad) y la gestión de recursos.

• Planeación Estratégica (PET): Determina en el presente las medidas a seguir en el mediano y largo plazo de acuerdo a las expectativas de los socios.

• Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad (DGC): Planea, presupuesta, revisa y analiza lo concerniente al SGC de tal manera que se mantenga y mejore con el tiempo. Realiza la Coordinación del Sistema de Gestión de Calidad (DGC) en donde se ejecutan las actividades relacionadas con el

mismo y se evalúa su desempeño. Los resultados obtenidos se analizan tomando las acciones necesarias de acuerdo al reporte del responsable de cada proceso. La comunicación con los demás procesos se hace a través de los memorandos internos, reuniones, reuniones de ciclo y carteleras.

• Gestión Financiera (GFN): Planea, obtiene y administra los recursos económicos de la compañía.

El Gerente a través de la actividad “Enfoque al cliente” definida en el proceso Dirección del Sistema de Gestión de Calidad, asegura que los requisitos de los clientes se determinan y se cumplen. Por medio de la Planificación de la Calidad se muestra la manera de tener en cuenta cuando ocurre algún cambio a nivel interno en el Sistema de Calidad y la manera que afecta a la planificación y para los casos siguientes se tienen los elementos externos que pueden alterar y permitir cambios en el SGC. Cuando se necesite actualizar el SGC debido a cambios generados por referencias normativas, cambios tecnológicos y/o actualizaciones del Sistema de Calidad, se hará a través del Formato “Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad” F-DGC.

En el proceso de Dirección del Sistema de Gestión de la Calidad se ha involucrado lo concerniente a la responsabilidad de la Gerencia de la Empresa para con el Sistema de Calidad, esto es, la constante información a todo el personal de la importancia de los clientes para la organización, y la importancia del cumplimiento de los requisitos a los productos y la orientación en cuanto a la calidad reflejado en la Política de la Calidad y los objetivos de la Calidad.

Procesos de Realización

Hacen parte esencial del negocio y son los que permite la relación entre los componentes principales de la cadena de suministro, es decir, PROVEEDOR- PROAMSA -CLIENTE

• Mercadeo (MDO): Realiza el Plan de estrategias para el lanzamiento de productos y para el mantenimiento de sus márgenes de contribución. Teniendo como medios para la identificación de necesidades del cliente y evaluación de su satisfacción, la información de entidades externas del medio médico, la retroalimentación de los representantes de ventas y otros definidos por PROAMSA, estableciéndose como requisitos de los clientes los siguientes: << Innovación en los principios activos, presentación, envase, indicación; ficacia; precio justo; disponibilidad del producto.

Ventas (VTA): Programa, ejecuta y cumple los presupuestos de ventas y objetivos. Tiene comunicación con los procesos de: Cartera, Facturación, Tesorería, Planeación de la producción y Mercadeo.

Planeación de la Producción (PPR): Presupuesta mes a mes y producto a producto las órdenes de producción para el año y durante el año y programa la compra de los insumos necesarios para ejecutar estas órdenes de producción. Programa la elaboración de los productos y fluidos de la empresa PROAMSA, teniendo en cuenta las necesidades establecidas por ventas y mercadeo y la política de inventarios. Establece comunicación con los procesos de Coordinación de Producción (CPR) y Compras.

• Coordinación de la producción (CPR): Ejecuta la planeación de la producción con el objeto de que el producto terminado se encuentre disponible oportunamente para la venta. Suministra al fabricante las especificaciones y procedimientos para la elaboración del producto. Establece comunicación con

los procesos de: Almacenaje de insumos de producción, Almacenaje y despacho de productos (APT) y los fabricantes de los productos.

• Compras (COM): Realiza todas las compras que sean requeridas en PROAMSA. teniendo en cuenta la base de datos con proveedores registrados para garantizar que los materiales y servicios sean recibidos de acuerdo a los requerimientos solicitados, igualmente evalúa a los proveedores de acuerdo a un programa establecido. Tiene comunicación directa con los procesos de Almacenamiento de insumos de producción, Planeación de la producción, Coordinación de la producción, Contabilidad y Tesorería, Diseño y desarrollo de Productos.

• Capacitación de Representantes de Ventas (CRV) :Instruye a los Representantes de ventas en el conocimiento de los productos de PROAMSA, en cuanto a sus indicaciones, técnicas de ventas. Establece comunicación directa con los procesos de: Ventas, Mercadeo, Diseño y desarrollo de Productos.

• Diseño y desarrollo de productos (DDP): Diseña y desarrolla los productos y fluidos de PROAMSA de acuerdo con las características establecidas por mercadeo para cumplir con los requisitos del cliente. Establece las especificaciones y procedimientos para la elaboración de los productos. Se comunica directamente con los procesos de: Mercadeo, Coordinación de Producción, Planeación de la producción, Capacitación a representantes, Compras.

• Almacenaje y despacho de insumos (AIP): Recibe los insumos de producción, asegurando que correspondan a lo solicitado. Envía a análisis las muestras de cada lote. Almacena adecuadamente las materias primas y material de envase y empaque, coordina y realiza el despacho a las correspondientes plantas de fabricación. Tiene comunicación con los fabricantes de los productos de PROAMSA. y con los laboratorios de análisis de materias primas.

• Almacenaje y despacho de producto (APT): Almacena adecuadamente el producto terminado y coordina la entrega oportuna al distribuidor de los productos. Interactúa con los transportadores y distribuidores y los procesos de: Planeación de la producción, Coordinación de Producción y Contabilidad.

Proceso de Apoyo

Están indirectamente relacionados con el cliente y su función dentro del sistema de gestión de calidad consiste en identificar, establecer y suministrar los recursos necesarios para los procesos de realización y gerenciales.

• Gestión Humana (THU): coordina el ingreso de personal en cuanto a los requisitos legales y los exigidos por la empresa, elabora la nomina de la compañía y coordina la realización de las actividades de capacitación y evaluación, que surgen en cada área, como parte esencial para brindar un ambiente que permita el buen desempeño en todos los empleados y esto se vea reflejado en una excelente atención a todos los clientes. Tiene comunicación con todos los procesos en cuanto a las evaluaciones de desempeño del personal y con las actividades de inducción y las relacionadas con el programa de salud ocupacional.

• Contabilidad (CTB): Recibe documentos contables, los procesa de acuerdo a las normas contables, analiza las cifras y presenta los informes a otros procesos para su análisis. Tiene comunicación con los procesos de Planeación Estratégica y gestión financiera.

• Tesorería (TRR): Recibe el dinero de los distribuidores directamente o a través de los Representantes de ventas y programa los pagos de facturas en función de las prioridades definidas por la Dirección de la Empresa. Establece comunicación con contabilidad y Cartera.

• Facturación (FTR): Genera las facturas, de acuerdo con los pedidos realizados por los distribuidores directamente o a través de los representantes. Tiene comunicación con los procesos de Contabilidad, Coordinación de Producción, Planeación de la producción y Ventas.

• Cartera (CAR): Descargue de facturas en el sistema teniendo como base los pagos realizados por los distribuidores. Se comunica con el proceso de Facturación, Contabilidad y Ventas.

Enfoque en el Cliente

Los socios de Proamsa, a través de la gerencia comercial, acuerdan los requisitos explicitados y no explicitados por el cliente y cumple a su vez con los requisitos legales y reglamentarios, asegurándose previamente de que la empresa posee la capacidad técnica y económica necesaria para cumplimentarlos. La gerencia comercial detecta oportunidades del mercado para conseguir nuevos clientes y mantiene contactos periódicos con los clientes actuales con el fin de detectar nuevas necesidades. A su vez realiza un seguimiento sobre las obras entregadas para asegurarse la satisfacción y la validación por parte del cliente. La evidencia de estas actividades son los resultados de las encuestas de expectativas y satisfacción del cliente.

Comité de Calidad

Para garantizar un adecuado seguimiento a las actividades de la empresa, se conforma un Comité de Calidad integrado por el Gerente General, Gerente Administrativo y Financiero y el Coordinador de Producción. Podrán participar también de estos comités todos los demás funcionarios que el Gerente Administrativo y Financiero, consideré necesario. Por lo menos una vez al mes, se reunirá el Comité de Calidad con el fin de evaluar los resultados obtenidos según los indicadores. En cada reunión se nombrará un Secretario que deberá diligenciar los registros resultantes de los temas tratados.

Estructura de la Documentación

Con el fin de evidenciar el diseño, control y mantenimiento adecuado del Sistema de Gestión de la Calidad, se debe tener una estructura documental en donde en el nivel superior se encuentra el Manual del Sistema de Gestión de la calidad, seguido de la caracterización de los procesos, en un tercer nivel se encuentran los procedimientos, en un cuarto los documentos externos y posteriormente los registros de la calidad.

Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

Describe de manera general la estructura del Sistema de Gestión de Calidad de PROAMSA., con sus diversos componentes

Procedimientos

Documentos que establecen en forma específica los pasos para llevar a cabo una actividad ó un proceso.

Instructivos

Documentos normalmente originados a partir de Procedimientos, en los cuales se establecen con alto grado de detalle y precisión las instrucciones para desarrollar determinadas actividades.

Listados

Documentos por medio de los cuales se relacionan una serie de elementos que hacen parte de una actividad específica.

Registros

Formatos que se diligencian para consignar la evidencia objetiva o información resultante de una actividad o proceso.

Documentos Externos

Documentos provenientes de fuentes externas a PROAMSA. en los cuales se encuentra información de referencia para cualquier actividad de la empresa cobijada por el Sistema de Gestión de Calidad, normas o requisitos legales de carácter público o privado, evaluaciones de clientes, informes de Auditorias externas o cualquier otro documento que se requiera incorporar al Sistema de Gestión de Calidad como apoyo para sus actividades. Esta documentación debe ser administrado con la orientación de dos procedimientos: “Guía para elaboración de documentos y procedimientos” CGC y “Control de documentos y registros de la calidad” CGC, lo cuales hacen parte del Proceso Dirección del Sistema de Gestión de Calidad.

PRESENTACIÓN DE ESQUEMAS DE DOCUMENTOS